252016Nov
Le prime due regole del Project Management

Le prime due regole del Project Management

Robert De Niro in Ronin (1998): “Lady, I never walk into a place I don’t know how to walk out of.

Un progetto inizia sempre con una proposta. Fare il Project Manager vuol dire organizzare risorse non tue, verso obiettivi che ti sono stati dati in partenza per un periodo limitato di tempo. Per questo, se dovessi dire una prima assoluta regola da rispettare prima di accettare qualsiasi incarico è che si discuta delle seguenti tre questioni:

  1. Quali sono gli obiettivi?
  2. Quali risorse mi vengono date per arrivare a tali obiettivi?
  3. Io cosa ci guadagno?

Per capirci una proposta seria potrebbe essere fatta in questo modo: “Ti pago tot per scrivere un testo di […] entro 4 mesi avendo accesso agli appunti degli scienziati che hanno fatto la scoperta

Una proposta non accettabile per come è formulata invece di solito ha più l’aspetto confuso: “Vorremmo fare una festa, dove non si sa ancora. Non vorremmo spendere molto ma sappiamo che sei bravo. Festa che si farà probabilmente l’8 di dicembre ma dobbiamo capire. Si certo che puoi prendere gente.. adesso vediamo. L’importante è che venga bene“..

Tornando ai 3 punti il primo è sicuramente il più importante e il meno capito. DEFINIRE OBBIETTIVI CHIARI. Su questo mi han sempre aiutato le storielline – molto americane – presenti sul One Minute Manager di Kenneth Blanchard. Al punto che consigliava di mettere per iscritto, insieme al tuo capo, non solo gli obiettivi del progetto ma qualsiasi richiesta ricevuta di cui tu eri responsabile.

Il secondo punto è più insidioso perché committente e project manager hanno inizialmente obiettivi opposti. Il cliente/committente vuole tutto subito e spendere il meno possibile cioè allocare il minor numero di risorse. Il Project Manager deve invece dimostrare di poter arrivare agli obbiettivi e ogni risorsa in più è sicuramente una manna.

Quello che deve essere chiaro che risorse e obiettivi sono intrinsecamente correlati e quindi non si può avere assieme (i) velocità, (ii) ottimi output e (iii) bassi costi.

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Una vecchia battuta sui Project Manager dice (vado a memoria) “Il project manager è quella persona che pensa che per fare un bambino sia più efficiente prendere 9 madri e farle gestare un mese a testa

Ma al di là di questo la vera questione è che nel business, davanti a scarsità di informazioni e ambienti in repentino cambiamento, quello che uno dice che riuscirà o non riuscirà a fare è legge. Se l’obbiettivo è di fare una super cena di Gala e poi si accettano come risorse 4 pomodori e 3 pagnotte, non è che poi alla fine ci si può scusare o rinegoziare l’ingaggio. Quello che dici, cioè quello che accetti di fare al netto di quello che ti hanno dato per riuscirci diventa contratto e quindi f******mente vincolante (non dimentichiamoci che ne va della propria reputazione). Partire con un progetto senza avere le condizioni giuste sperando poi di metterle a posto durante l’opera è una delle tecniche più mega stra perfette per farsi tanto tanto male. Piuttosto è meglio perdere il Cliente e/o non accettare l’incarico

E in ultimo obiettivi ambiziosi, gestione di risorse complesse devono avere per noi che accettiamo tutti gli oneri e gli oneri della questione, una remunerazione adeguata. Punto.. Poi si può decidere se più fisso o più variabile (in tutte le loro forme e mix) ma non lasciare mai la questione al “poi vediamo”. E non accettare discorsi di condivisione del rischio. Il rischio è del committente. Se condividete il rischio tu non sei più un Project Manager ma un “socio imprenditore” e allora gli obiettivi non ti vengono calati dall’alto ma li si decide assieme.

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Se tutto è chiaro e deciso si può partire.. Immaginiamo di essere al primo giorno della prima settimana. C’è tutto da decidere e da costruire. Si ha ancora tanto tempo e l’entusiasmo è a mille.

Una volta partiti quale è la prima cosa a cui si dovrebbe pensare? Ovviamente a vincere certo. Ma questo è scontato. Magari come consiglio spassionato invece di partire subito a spron battuto nel procedere a fare cose molto meglio costruirsi un piano tattico e “ventilare” (dare aria) al budget.

Ma cosa altrettando importante è che fin dal minuto zero del progetto il PM deve pensare a come dormire tranquillo una volta che il progetto sarà terminato. Lo so che è strano ma il pensiero deve andare al giorno dopo della consegna finale. Dopo aver finito tutto.

Il motivo è abbastanza semplice. Se ci mettiamo nell’ottica del committente, al project manager gli si è dato il potere di decidere, di non dover dipendere gerarchicamente da nessuno. Gli son state date risorse (magari soldi pubblici) e risorse umane. Ma soprattutto la tranquillità di non dover giustificare ogni singolo passaggio ma solo i risultati tra una macro fase ed un altra.

I 4 anni di progetto passano in fretta. Poi arriva magari un controllo. E in quel controllo vengono fatte domande pertinenti a decisioni concrete che son state prese: “come mai tre anni fa avete comprato il dato servizio?”, “Era davvero necessario in tale data prendere il taxi fino all’aeroporto di Bruxelles dato che c’è un ottimo servizio di trasporto ferroviario?”. “Non riusciamo a trovare il CV della risorsa XYZ.. Su quali basi avete fatto la scelta di assumerla?”

Visto che c’è il vecchio brocardo che chi vince festeggia e chi perde spiega, nel project management questo è ancora più vero. Un controllo su un progetto che ha raggiunto tutti gli obiettivi viene fatto poco e male. Invece uno che ha avuto risultati mediocri o ancora peggio non ce l’ha fatta a finire, ha di per sè tutti i fari addosso. Questa è una cosa normale vista la natura rischiosa del progetto. Allora i controlli servono a capire a chi imputare la colpa (act of God o colpa tua?).

Il punto è che cosa ne puoi sapere al tempo zero se il progetto vincerà o perderà? Per questo metti fin da subito in atto tutta una serie di metodologie per poter rispondere a tutte le eventuali questioni quando e se dovessero arrivare.

Devi prendere una decisione che coinvolga altre persone? Benissimo allora prepari un bell’ordine del giorno prima e un bel verbale dopo segnando bene chi c’era.. Compri un computer? Ti fai fare una serie di considerazioni interne perché è necessaria tale spesa e poi chiedi tre preventivi. Incontri una persona funzionale al progetto? Tieni un piccolo diario con le considerazioni generali. E via discorrendo.

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Quindi sintetizzando una bella analisi prima di partire e un atteggiamento formale e preciso nell’implementazione. Ma come si uniscono questi due aspetti?

Avere un team che lavori con un certo metodo costa energie e tempo. Di solito un committente tende a darti le risorse solo per portare avanti il core non vedendo perché allocare risorse su questioni che lui chiama “burocratiche” o ancor meno su questioni che servo a te a proteggerti. E invece su questo punto si deve sempre insistere. Dovete avere qualcuno che questi report li scriva, un budget per una società esterna che validi quello che hai fatto ecc. Su quanto sono disposti ad accettare queste richieste valuterete vale la pena accettare l’incarico.

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